Dicas Essenciais para garantir o melhor local para o seu evento

Como escolher o melhor local para o seu evento.

A busca pelo melhor local para evento é um momento importante. É parte relevante de um bom planejamento.

Há muitos fatores a se considerar para que o evento tenha o sucesso esperado. Incidentes e contratempos normalmente podem ocorrer, mas uma escolha bem feita, diferenciará um bom evento de um ótimo evento, e fará com que o público se torne uma boa audiência e propague o quanto o momento foi realmente incrível e inesquecível.

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Foto de Boga Rín em Unsplash

Qual o formato do meu evento?

Em primeiro lugar, a busca pelo local ideal deve estar pautada no tipo de evento a se produzir, e no público a que ele se destina. É imprescindível ter em mente qual a proporção de pessoas que se vai esperar. Com base na venda de ingressos fica bem simples estimar essa quantidade.

Muitos irão desistir, mas com certeza outras irão deixar para adquirir o ingresso em um momento próximo do início do mesmo, e até na bilheteria. Além dos ingressos, outra forma de estimar a quantidade de pessoas, é por meio das redes sociais, principalmente de for o show de algum artista, com páginas online, e fã clube criados para ele. É muito mais simples estimar a audiência que o público está dando ao evento através dos comentários no Facebook, por exemplo.

Já se o evento for só para convidados uma boa forma de confirmar quem vai comparecer, é pedir que os convites sejam confirmados com antecedência.

O local é a “cara” do meu público?

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Verificar se o local condiz com o meu público e tipo de evento garante uma ótima visibilidade. Dependendo do evento, será necessário escolher o espaço que melhor se adeque. Por exemplo: na realização de um curso ou palestra serão verificados variados fatores, como o espaço para acolher os convidados, local arejado e com móveis confortáveis, estrutura tecnológica para que o palestrante possa passar o seu conteúdo, e o seu público não se disperse.

Para uma festa ou balada, a configuração ideal do local deverá ser um tanto diferente; sem tantos móveis para que haja espaço para passagem do público; espaços para a criação de pistas para os dançantes, etc.

Enfim, cada tipo de evento pode exigir uma adequação. Se o ambiente não possuir a configuração desejada, e ainda sim for possível fazer ajustes que no final não despendam muito do orçamento, talvez valha a pena investir.

A arquitetura do espaço é realmente relevante. Um lugar espaçoso e arejado sem muitos detalhes rebuscados, como grandes galpões vai permitir fazer uma personalização ao gosto do cliente; mas digamos que queira fazer um evento como um recital de poesia, ou até uma apresentação de stand up, o melhor lugar possivelmente será com uma arquitetura previamente preparada para receber o momento, e melhor ainda seria se o local já fosse conhecido pela credibilidade em realizar esse tipo de evento.

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Faça uma pesquisa sobre a estrutura do local. Verificar a idade do prédio, as condições de instalações elétricas e hidráulicas, disponibilidade de tomadas, a voltagem das mesmas, se 110 e 220; se o espaço possui saídas arejadas de incêndio, como também extintores com data de validade em dia; podem contribuir evitando riscos de acidentes. E por fim, conferir se o local possui alvará do órgão responsável para a realização de eventos;

 

Credibilidade do espaço de eventos

Procure saber de outros parceiros que já fizeram evento no local, qual o nível de satisfação que tiveram. Há algumas questões pontuais para decidir quando for conferir a credibilidade do espaço a ser locado.

  • As negociações foram cordiais?
  • O responsável pelo espaço de eventos foi solicito em apresentar todas as dependências, bem como as áreas que porventura necessitam de reparos e reformas? – esses detalhes são importantes pois constará no ckecklist feito antes de fechar o contrato de locação; caso algum detalhe sobre a conservação do espaço não conste no checklist, é possível que o locador queira que você pague, caso haja algum dano no imóvel ou nos móveis, justificando que estavam em boas condições.
  • O local dispõe de funcionários para a segurança dos convidados? Caso não tenha, terá que fazer a contratação de uma boa empresa que supra essa necessidade.
  • Pessoas para fazer a limpeza antes, durante e depois? Importante pensar nisso, pois é primordial que todos os espaços, principalmente áreas como sanitários e cozinha estejam impecáveis; confirme se o local irá fornecer ou se você terá que fazer uma contratação a parte.
  • O local dispõe de estacionamento? Há estacionamentos ao redor do local? Verifique se o espaço a ser locado possui algum convênio ou acordo de desconto com algum estacionamento ao redor; se o público não tiver como deixar o próprio carro próximo e protegido, irá contar como ponto negativo, afinal, você não quer que seus convidados fiquem preocupados em deixar seus veículos a uma longa distância do evento, ainda mais se este for de longa duração.
  • Por fim, e não menos importante: a localização do local é privilegiada? É fácil de chegar e sair do local? Verifique se o espaço é isolado, sua popularidade com as pessoas que residem ao redor e com as pessoas que já fizeram eventos; se a região é perigosa, com números relevantes de assaltos e roubos.

Estas são só algumas dicas de como garantir um ótimo local para evento. Espero que tenham curtido, e que de fato possam contribuir para que o seu evento ocorra da melhor forma.

 



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