Pare tudo se não estiver fazendo esse checklist essencial no seu evento!

 

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Você está produzindo um evento neste momento? Sempre vale lembrar alguns passos básicos e essenciais para que ele saia conforme o planejado e sem dor de cabeça:

Rede de fornecedores de confiança

Pontualidade, comprometimento, boas recomendações e confiabilidade são atributos que não podem ser substituídos e que, quando faltam, causam um imenso prejuízo. Já imaginou um atraso de 2 horas no dia do evento?

Controle do orçamento

Garantir a máxima rentabilidade do evento e previsibilidade de custos é um dos maiores desafios de quem produz um evento, mas pode ser contornado com um bom planejamento através de planilhas e claro, evitando imprevistos.

Usar uma planilha ou Check list na organização de um evento com todos os detalhes necessários vai garantir que tudo ocorra bem e evitara transtornos desnecessários.

Mesmo que cada evento programado seja único e exija uma lista diferenciada, alistamos alguns itens que não podem faltar na programação de seus eventos, confira:

Pré evento

O pré evento é a fase da organização, para colocar no “papel” itens essenciais como:

  • Definir a verba do evento;

  • Definir quantidade de participantes;

  • Definir equipe e designar as tarefas que cada um deverá cumprir.

Escolha do tema evento

A escolha do tema do evento é muito importante para definir todos os outros objetivos, é o que vai determinar todas as etapas seguintes.

Definir o objetivo

Definir o objetivo é necessário para guiar todos próximos passos, contribui para organização de um evento e seu fluxo.

Com o objetivo bem definido na sua organização eventos é possível prever possíveis alterações no projeto e evitar problemas.

Escolher o nome do evento

O nome do evento deve ser atrativo e deve transmitir a idéia principal do tema. Tire tempo para analisar esse item pensando no publico.

Analisar possíveis datas

A escolha da data é muito importante para o sucesso do evento. Faça pesquisas e analise a melhor data para o seu público-alvo.

Número de participantes

Essa informação influenciará diretamente em detalhes como escolha de fornecedores, local e outros detalhes.

Escolha do local

Escolher o espaço para o evento faz muita diferença no impacto que ele terá. É interessante fazer uma checklist com tudo que o local precisa para receber o publico para não esquecer nenhum detalhe.

Número de participantes

A quantidade de pessoas que seu evento poderá receber também precisa ser acertado o quanto antes. Essa informação influenciará na escolha do local, na escolha de fornecedores, entre outros detalhes.

Preparar os convites

Com os passos acima estabelecidos é hora de preparar os convites e definir os meios de divulgar.

Definir os meios de divulgação

Definir os meios de divulgação: email? Presencial? Mídias sociais? Banners?

Detalhes das atividades

Nesse item da check list de eventos você deve incluir os equipamentos que serão usados no evento:

  • Iluminação;

  • Som;

  • Projeção;

  • Infraestrutura e outros.


Pós evento

Não basta fazer uma boa check list de eventos, também é importante fazer uma analise dos eventos, análise dos resultados, pesquisa de satisfação, análise de gastos e receita final.

Quando será seu próximo evento? Coloque as informações em prática e veja como será mais fácil organizar!



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